Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “Arsip”, otomatis timbul bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik, dan sebagainya. Keadaan semacam itu, tidak mudah untuk diubah dengan cepat. Karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting bagi kehidupan instansi apalagi di dunia pendidikan, maka arsip perlu dikelola dengan baik sehingga ada pihak yang membutuhkan akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Dengan perkembangan teknologi modern seperti sekarang ini, mengakibatkan kedudukan kearsipan semakin meningkat, terutama karena manfaatannya. Ini memang sangat terbukti. Di SMK Negeri 1 Sibolga dalam pengarsipan perlu diacungi jempol. Karena dari mulai nomor induk 1 sampai dengan sekarang ini masih tersimpan, tetapi dengan adanya sering adanya pembangunan sekolah dan mengakibatkan berpindah-pindahnya tempat, maka segala macam surat bisa jadi akan hilang atau terselip kemana. Dan pada suatu saat kita akan membutuhkannya, kita akan dibuat kalang kabut. Untuk itu betapa pentingnya kita mengarsipkan segala sesuatu yang kita anggap penting. Teknologi modern telah menciptakan berbagai perangkat dan sistem yang besar sekali manfaatnya terhadap kearsipan.
 1. Pengertian Arsip Istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :

      a. Kumpulan naskah/dokumen yang disimpan

      b. Gedung (ruang) penyimpan kumpulan naskah/dokumen

      c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau

dokumen. Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya barang kertas saja,

tetapi dapat berupa naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman surat, gambar

peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya.

Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang :”KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : Arsip adalah :

  a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan

       Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

       berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

  b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

      perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun

      berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan

      fungsinya, maka arsip dibedakan menjadi :

      1). Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

            pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

            dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Peran Arsip bagi Suatu Organisasi
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang       baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut : Alat utama ingatan organisasi Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

3. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut.

1. Menerima warkat

2. Mencatat warkat

3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.

5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

4. Peralatan dan Perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip.
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan, yaitu : a. Biaya yang tersedia b. Besar ruangan yang dapat dimanfaatkan c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan d. Frekuensi penggunaan arsip e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Disamping kriteria tersebut, faktor kecakapan atau keterampilan petugas arsip juga mempengaruhi penggunaan peralatan tersebut. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip harus menunjang terlaksananya tujuan penataan arsip, yaitu dapat menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Cara menyimpan dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : – Secara Manual (Manual sistem) yaitu dilakukan dengan tangan biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan map b. penggunaan filling kabinet c. dan lain-lain – Secara Elektronis (Electronic Sistem) Secara elektronis (electronic sistem) yaitu cara dengan dibantu tenaga listrik. Contoh : a. penggunaan komputer b. penggunaan microfilm, dan lain-lain Macam-macam peralatan dan perlengkapan arsip Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip antara lain adalah : a. Filling Cabinet b. Ordner c. Letter Tray (baki surat) d. Safe Keeping Document (brankas) e. Rak buku (lemari trerbuka) f. Lemari arsip g. Visible Record Cabinet h. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact) i. Rotary Filling Sistem, dll.

   Peran Tenaga Administrasi Peranan tenaga administrasi di sebuah instansi ibarat suatu nyawa dalam mengelola sebuah instansi oleh karena itu tenaga administrasi sangat penting dan sangat diperlukan. Sebuah instansi tanpa tenaga administrasi akan hancur dan acak-acakan ( kacau ). Di bawah ini penulis akan membahas salah satu tugas tenaga administrasi yang kebetulan penulis pegang, yaitu sebagai tenaga persuratan/agendaris (kearsipan).